Phần mềm kế toán

Phần mềm Quản lý doanh nghiệp

Phần mềm ERP

Công ty CP PM Hiệu Quả Xanh

GREEN EFFECT

Phần mềm customize

Phần mềm theo yêu cầu

Phần mềm doanh nghiệp

Customize mạnh nhất

Customize chuyên nghiệp

Customize theo yêu cầu

LỰA CHỌN PHẦN MỀM CUSTOMIZE LÀ CÁCH DUY NHẤT ĐỂ DOANH NGHIỆP CỦA BẠN TẬN DỤNG TỐI ĐA ƯU THẾ CỦA PHẦN MỀM NHẰM GIẢM THIỂU CHI PHÍ VÀ TĂNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA TOÀN BỘ ĐỘI NGŨ TRONG DOANH NGHIỆP

HÀNG NGÀN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ LỚN ĐÃ VÀ ĐANG SỬ DỤNG PHẦN MỀM CUSTOMIZE EFFECT TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY ĐỂ TIẾT GIẢM CHI PHÍ VÀ TĂNG DOANH SỐ BÁN HÀNG

ĐÁP ỨNG TẤT CẢ CÁC NGHIỆP VỤ ĐẶC THÙ KHÔNG PHẢI LÀ VẤN ĐỀ ĐỐI VỚI PHẦN MỀM CUSTOMIZE CHUYÊN NGHIỆP!
HÃY THAM KHẢO VÀ CẢM NHẬN KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG KHÔNG GIỚI HẠN CỦA ERP-LIFE ĐỐI VỚI YÊU CẦU QUẢN LÝ CỦA NHIỀU NGÀNH NGHỀ KHÁC NHAU

CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ LỚN LUÔN CÓ YÊU CẦU PHỨC TẠP TRONG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CỦA MÌNH
HÃY THAM KHẢO VÀ CẢM NHẬN KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG KHÔNG GIỚI HẠN CỦA EFFECT-SQL 5.0 ĐỐI VỚI YÊU CẦU KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CỦA NHIỀU NGÀNH NGHỀ KHÁC NHAU

THAM KHẢO NGAY >>

--- 1  2  3  4 ---

Xu thế ứng dụng phần mềm customize trong quản lý doanh nghiệp

1. Những điều có thể còn chưa thấy

Trong quan điểm mới về chiến lược cạnh tranh, một doanh nghiệp được cho là thành công nếu doanh nghiệp đó tạo ra được nhiều hơn sự khác biệt trong con mắt của khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh. Sự khác biệt sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Sự khác biệt của doanh nghiệp là điều tạo nên thương hiệu, nó được hình thành từ 2 nguồn chính là: Khác biệt về chiến lược và Khác biệt về hiệu năng hoạt động (năng suất và hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ). Nếu như chiến lược tạo ra con đường đi đúng cho doanh nghiệp thì hiệu năng hoạt động sẽ tạo ra tốc độ cho con tầu doanh nghiệp tiến lên phía trước theo con đường đã định. Hai yếu tố này đều quan trọng và doanh nghiệp cần làm tốt cả hai.

Nâng cao hiệu năng hoạt động là điều mà các doanh nghiệp đều có thể học hỏi và làm được sau một khoảng thời gian đủ dài. Tuy nhiên với một doanh nghiệp, nếu thời gian dài quá thì các đối thủ có thể đã làm xong trước. Bạn sẽ không thể có được lợi thế khi các đối thủ đã làm trước bạn rồi. Vì vậy, trong cạnh tranh hiệu năng hoạt động, bạn chỉ còn cách phải có nhận thức sớm hơn đối thủ và cố gắng chạy nhanh hơn đối thủ.

Hiệu năng hoạt động được hình thành từ một hệ thống quản lý hiệu quả. Sau khi các doanh nghiệp đều đã đầu tư thoả đáng cho việc nâng cấp hệ thống quản lý, quy trình hoạt động, đào tạo kỹ năng đội ngũ thì điều tiếp theo tất yếu sẽ là một hệ thống phần mềm hiệu quả (phần mềm kế toán, phần mềm quản lý). Điều này giải thích một thực tế là phần lớn các doanh nghiệp thành công đều được đầu tư trang bị hệ thống phần mềm tốt.

2. Nguồn gốc của các quan niệm

Trong giai đoạn hiện nay, không phải lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng hiểu được thấu đáo vai trò của phần mềm quản lý trong việc nâng cao hiệu năng hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó động cơ cho việc đầu tư cho một hệ thống phần mềm quản lý tốt chưa được rõ ràng và quyết đoán, cùng với việc hình dung những khó khăn có thể nảy sinh trong việc triển khai phần mềm dẫn đến quyết định đầu tư nửa vời. Ngoài ra rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn tồn tại quan niệm cho rằng phần mềm sẽ chỉ giúp ích cho doanh nghiệp ở mức độ đang áp dụng mà thôi.

Quan niệm chưa đúng về vai trò của phần mềm xuất phát từ nhận thức đơn giản

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng công ty hiện nay vẫn hoạt động tốt, vẫn có lợi nhuận theo chỉ tiêu khi không áp dụng phần mềm, vì thế mà công ty vẫn khoẻ đều mà không cần trang bị phần mềm, thậm chí cả phần mềm kế toán cũng chưa cần. Quan niệm này rất nguy hiểm vì bạn đã không biết rằng các đối thủ có được lợi thế hơn bạn do đã quyết định đầu tư phần mềm trước bạn và một ngày nào đó công ty bạn sẽ không được khoẻ như bây giờ.

Quan niệm chưa đúng mức về vai trò của phần mềm xuất phát từ sự tìm hiểu chưa thấu đáo

Phần lớn lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng công ty hiện nay đã áp dụng phần mềm tạm đủ và không cần nâng cấp hoặc trang bị phần mềm mới nữa cho dù doanh nghiệp mới chỉ đang áp dụng phần mềm kế toán hoặc một số phần mềm quản lý đơn lẻ khác, chưa liên kết (bán hàng, nhân sự...). Quan niệm này có thể không ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp trong ngắn hạn nhưng chắc chắn doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng trong dài hạn khi mà các đối thủ cạnh tranh có quan điểm tốt hơn. Một phần nguồn gốc của quan niệm này là việc doanh nghiệp cho rằng áp dụng phần mềm cũng đến thế là cùng (như hiện trạng công ty đang áp dụng), các tính năng, tác dụng của phần mềm cũng chỉ đến vậy thôi. Với quan niêm này, bạn đang sai lầm do chưa tích cực tìm hiểu những tiến bộ trong các hệ thống phần mềm mới trên thị trường trong khi các đối thủ của bạn thực hiện việc này. Thực tế là bạn có thể đang chậm chân so với đối thủ.

Quan niệm cần phải áp dụng phần mềm với những lợi ích tốt nhất có thể

Đây là quan niệm tiên tiến của nhiều lãnh đạo doanh nghiệp Việt nam hiện nay. Công ty không ngừng tìm hiểu các khả năng mới của các giải pháp phần mềm trên thị trường và sẵn sàng đầu tư nâng cấp hệ thống liên tục theo thời gian. Với quan niệm này, bạn sẽ luôn có được lợi thế tốt trong việc nâng cao hiệu năng hoạt động của doanh nghiệp và sẽ là lợi thế khác biệt so với các đối thủ chưa có tầm nhìn như bạn.

3. Phần mềm customize

Phân loại phần mềm theo đóng gói customize

Phần mềm đóng gói là sản phẩm được hình thành từ việc công ty phần mềm phát triển các chức năng cố định và gói lại thành phần mềm cung cấp ra thị trường. Phần mềm đóng gói rất thông dụng hiện nay là phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần mềm quản lý nhân sự (HRM)... Phần mềm đóng gói có đặc điểm là chỉ chứa đựng các chức năng chuẩn hoá và không thể căn chỉnh theo yêu cầu đặc thù riêng của doanh nghiệp, cùng với chi phí thấp nên phần mềm đóng gói chỉ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ không đòi hỏi các chức năng riêng biệt.

Ngược lại phần mềm customize (customize = chỉnh sửa) là dạng phần mềm có thể căn chỉnh được theo các yêu cầu quản lý riêng của doanh nghiệp. Phần mềm customize tạo ra kết quả tương tự như phần mềm "may đo" nhưng phần mềm customize hơn hẳn ở năng suất may đo và quan trong hơn là việc may đo vẫn được tiếp tục trong quá trình sử dụng phần mềm của doanh nghiệp. Ngoài ra nếu phần mềm customize đang được doanh nghiệp áp dụng chỉ là một hoặc một vài modules của một hệ thống "ERP customize" thì sẽ có ưu điểm rất lớn là có khả năng mở rộng, bổ sung thêm các modules ERP khác sau này một cách dễ dàng mà không phải đập bỏ.

Bạn có thể hình dung rằng các công ty phần mềm sản xuất ra các phần mềm tương tự như việc xây nhà. Khi đã thiết kế và xây xong nhà thì việc thay đổi ngôi nhà khi thấy chưa phù hợp sẽ rất khó khăn (như việc thay đổi vị trí cầu thang, kích thước các căn phòng...) và thường phải kèm theo việc đập đi xây lại từng phần hoặc toàn bộ ngôi nhà. Quan niệm này chỉ đúng với phần mềm đóng gói và phần mềm "may đo" theo nghĩa truyền thống nhưng không đúng với phần mềm customize. Với phần mềm customize, căn nhà cho dù đã được xây dựng xong theo như thiết kế nhưng vẫn hoàn toàn có thể dịch chuyển vị trí cầu thang, hoặc thay đổi kích thước căn phòng... một cách không quá khó khăn.

Bất kể loại phần mềm đóng gói nào đang có mặt trên thị trường như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự... đều có các phần mềm hoặc module phần mềm customize tương ứng và chỉ khác nhau ở các đặc tính được phân tích trên đây. Nếu bạn là người sử dụng phần mềm đóng gói và đã cảm nhận được sự thiếu đáp ứng của phần mềm (thiếu tiện ích nên nhập dữ liệu chậm chạp, thiếu thông tin tác nghiệp, thiếu báo cáo quản trị...) thì những sự thiếu đáp ứng này chắc chắn sẽ được bù đắp bằng việc trang bị phần mềm customize.

Phần mềm customize có thể tối ưu hoá theo mô hình hoạt động, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra năng suất lao động, sự minh bạch, thông thoáng thông tin và do đó nâng cao hiệu năng hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên mức độ đáp ứng yêu cầu căn chỉnh phụ thuộc vào khả năng của mỗi sản phẩm phần mềm và cách thức thực hiện của từng nhà cung cấp phần mềm. Do có sự căn chỉnh nên phần mềm customize có chi phí cao hơn và không thông dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Phần mềm customize chính là yếu tố để doanh nghiệp có lợi thế trong cạnh tranh hiệu năng hoạt động.

Đánh giá khả năng customize của phần mềm

Khả năng customize phần mềm được đánh giá bằng tỷ lệ đáp ứng các yêu cầu đặc thù riêng của doanh nghiệp chỉ bằng cách customize (chỉnh sửa) trên phần mềm mà không phải lập trình tại công ty phần mềm. Phần mềm customize yếu khi các yêu cầu đặc thù ban đầu hoặc các yêu cầu thay đổi trong quá trình sử dụng phần mềm không được đáp ứng ngay trên phần mềm mà cần công ty phần mềm sửa đổi tại công ty phần mềm, sau đó mới copy cho doanh nghiệp. Ngược lại phần mềm customize mạnh khi phần lớn các yêu cầu này đều được đáp ứng bằng cách customize trực tiếp (chỉnh sửa ngay trên phần mềm), tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả doanh nghiệp và công ty phần mềm.

Để đánh giá được khả năng customize của một sản phẩm phần mềm, bạn hãy nhìn vào các công cụ customize trên đó. Nếu như phần mềm cung cấp nhiều tiện ích, công cụ cho việc chỉnh sửa (kể cả các công cụ thay đổi về cấu trúc dữ liệu) để tạo ra đáp ứng cho các yêu cầu đặc thù ban đầu hoặc yêu cầu nảy sinh của doanh nghiệp (trong quá trình hoạt động) thì đó là phần mềm customize mạnh. Ngược lại nếu công ty phần mềm không chỉ ra được cho bạn công cụ customize nào khả dĩ có hiệu quả thì sản phẩm phần mềm sẽ không phải là customize.

Khả năng customize mạnh của sản phẩm phần mềm phải được hình thành từ chiến lược của công ty phần mềm

Mức độ customize của các sản phẩm phần mềm trên thị trường là rất khác nhau. Do việc sản xuất ra các phần mềm customize đòi hỏi việc lập trình ra các công cụ customize nên công việc đối với các công ty phần mềm khó khăn hơn nhiều so với việc sản xuất phần mềm đóng gói. Vì thế các sản phẩm phần mềm customize mạnh chỉ có thể được phát triển bởi các công ty phần mềm có chiến lược và đầu tư định hướng rõ ràng cho việc phát triển phần mềm customize và trong thời gian đủ lớn.

4. Quá trình customize phần mềm

Khi đặt may bộ quần áo vét, bạn cần để người thợ may đo đạc kích thước thân hình, bạn cần nói ý muốn về kiểu dáng của bộ quần áo bạn muốn mặc.... Sau một thời gian khoảng 1 tuần khi nhà may may xong bộ quần áo thì bạn cần đến ướm thử để nhà may chốt lại kích thước. Sau đó nhà may hoàn thiện bộ quần áo và bạn lại phải đến thử nữa trước khi quyết định mang về. Nếu bộ quần áo chưa vừa ý hoặc có sai sót về kích thước thì nhà may cần tiếp tục sửa lại...

Việc triển khai phần mềm customize tại doanh nghiệp hoàn toàn tương tự với quá trình may đo bộ quần áo vét trên đây. Các yêu cầu đặc thù riêng của doanh nghiệp cũng tương tự như nhu cầu mặc bộ quần áo vét vừa vặn với thân hình bạn. Doanh nghiệp cần cho nhà cung cấp phần mềm khảo sát để thống nhất các yêu cầu đặc thù trước khi customize phần mềm cũng giống như việc bạn để cho người thợ may đo đạc kích thước thân hình bạn đồng thời nói với họ về mong muốn đối với bộ quần áo vét của bạn là gì.

Trong quá customize phần mềm, doanh nghiệp có thể cần cung cấp thêm các thông tin chi tiết hơn để nhà cung cấp phần mềm hoàn thành việc customize tương tự như việc bạn đến ướm thử và đưa ra các yêu cầu sửa bộ quần áo. Sau khi đã có phần mềm, doanh nghiệp cần chạy thử phần mềm trước khi quyết định áp dụng chính thức và công ty phần mềm cần phải tiếp tục customize phần mềm nếu còn những điểm chưa phù hợp hoặc có thêm các yêu cầu mới nảy sinh. Các công việc này cũng giống như việc bạn mặc thử bộ quần áo và yêu cầu nhà may chỉnh sửa lại nếu thấy cần thiết.

Như vậy bạn đã có thể hình dung được việc doanh nghiệp trang bị phần mềm customize cũng giống như việc bạn đặt may bộ quần áo vét theo kích thước và hình dáng riêng của bạn cho dù quá trình customize phần mềm phức tạp hơn nhiều lần. Sự khác nhau của việc trang bị phần mềm customize so với trang bị phần mềm đóng gói cũng tương tự như sự khác nhau giữa việc bạn đặt may đo bộ quần áo so với việc bạn tìm mua bộ quần áo may sẵn tại cửa hiệu nào đó.

5. Phần mềm customize trên khía cạnh nâng cao năng suất lao động của đội ngũ trong doanh nghiệp.

Các yêu cầu đặc thù riêng tiêu tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp

Hãy nhìn vào một công ty có khoảng 5-10 nhân viên kế toán trong đó có những trưởng nhóm phụ trách từng mảng công việc như thu chi tiền, quản lý hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm, tính thưởng cho nhân viên kinh doanh... Nếu phần mềm kế toán đang áp dụng là phần mềm đóng gói thì bạn chắc chắn sẽ quan sát thấy khối lượng công việc rất nhiều mà các nhân viên phải thực hiện là chế biến số liệu trên Excel. Do độ phức tạp lớn và cách tính toán "không giống ai" của các yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp nên bạn có thể tin chắc rằng không có cách nào khác ngoài cách sử dụng công cụ Excel với các thao tác rích rắc bằng tay. Ngoài ra vì đã thường xuyên làm như vậy tháng này qua tháng khác nên lãnh đạo doanh nghiệp cũng không cảm nhận rõ rệt được sự chậm chạp đưa ra kết quả của các công việc này.

Rất may là phần mềm customize đủ mạnh có thể có được các chức năng giúp cho các công việc nêu trên đây được thực hiện với công sức và thời gian thao tác trên phần mềm chỉ bằng một phần nhỏ so với khi các nhân viên thực hiện trên Excel. Đó là do các cách tính toán dù phức tạp đến đâu nhưng về lý thuyết vẫn có thể mô phỏng được trên phần mềm bằng cách chuyển giao bài toán cho công ty phần mềm để công ty phần mềm tiến hành customize chức năng đáp ứng yêu cầu.

Hãy cộng các khoảng thời gian tiết kiệm được và quy sang thành chi phí hàng tháng, bạn có thể sẽ ngạc nhiên vì con số tính ra có thể tiết kiệm chi phí không nhỏ chút nào. Như vậy việc doanh nghiệp áp dụng phần mềm customize thay vì phần mềm đóng gói sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí hữu hình. Con số chi phí tiết kiệm sẽ được tích luỹ theo thời gian và và sẽ nhanh chóng bù đắp chi phí đầu tư cho việc trang bị phần mềm customize.

Các đáp ứng không ngờ khác của phần mềm custmize

Phần mềm customize có thể đáp ứng các yêu cầu trong phạm vi rất rộng. Ngoài tính toán các số liệu phức tạp lấy từ nhiều dạng dữ liệu khác nhau (như việc tính toán ra các báo cáo kế toán tổng hợp, các báo cáo quản trị...). Phần mềm customize còn giúp tự động hoá rất nhiều công việc mà bạn có thể chưa hình dung ra được khi đã quen với việc sử dụng các phần mềm đóng gói.

Trong quá trình tác nghiệp, thông tin phục vụ cho công việc của các nhân viên cần phải đầy đủ và được cung cấp đúng lúc. Hãy xem xét trường hợp nhân viên nhập kho hàng hoá cần có thông tin về đơn hàng mà phòng kinh doanh đã đặt với nhà cung cấp. Nếu như thông tin chỉ là các bản phiếu giao hàng cứng trên đó có các thông tin mặt hàng, số lượng, đơn giá... thì nhân viên kho hàng sẽ phải nhập bằng tay đầy đủ các thông tin này vào phần mềm kế toán. Việc chọn từng mặt hàng, đánh từng con số vào phần mềm có thể có sai sót và đôi khi không kiểm soát được như việc đánh số 5 nhầm sang số 6, hoặc đánh thừa số không... Nếu như doanh nghiệp có trang bị module ERP Quản lý bán hàng thì phần mềm có thể đáp ứng sẵn thông tin cho nhân viên kho hàng: chỉ cần tìm kiếm đơn hàng tương ứng trên phần mềm được cung cấp từ phòng kinh doanh, đánh dấu các mục hàng về và xác nhận thì dữ liệu của phiếu nhập hàng đã được cập nhật vào phần mềm. Rõ ràng trong trường hợp này, nhân viên nhập hàng không cần chọn mặt hàng, không cần nhập số lượng và đơn giá cùng nhiều thông tin khác nên sẽ tiết kiệm thời gian và tránh được sai sót nhập liệu.

Ví dụ trên đây cho thấy nhân viên kho hàng có thể tăng năng suất và tránh sai sót khi công ty không chỉ trang bị phần mềm kế toán mà còn trang bị cả module ERP Quản lý bán hàng có liên kết với module kế toán. Tuy nhiên nhân viên kho sẽ vẫn mất công tìm kiếm đơn hàng và thông thường không ước lượng trước được khối lượng công việc trong ngày, rằng sẽ có bao nhiêu hàng về phải nhập vào kho. Để đáp ứng nhu cầu này, một phần mềm customize mạnh có thể cung cấp các thông tin cảnh báo về khối lượng công việc cần làm dưới dạng các box số cảnh báo hoặc một số dạng khác. Trên giao diện của nhân viên kho luôn hiện box số chỉ ra số lượng đơn hàng chưa nhận hàng còn lại trong ngày. Hơn nữa nhân viên kho hàng chỉ cần nhấn trực tiếp vào box số thì bảng đơn hàng chưa hoàn thành sẽ hiện ra và nhân viên kho có thể tiến hành đánh dấu các dòng để nhập kho khi hàng về. Ở đây thao tác tìm kiếm đơn hàng cũng sẽ không phải thực hiện nữa nên năng suất lao động của nhân viên kho còn cao hơn nữa.

Với phần mềm customize mạnh, tương tự tiện ích box số của phần mềm như nêu trên, doanh nghiệp sẽ được phần mềm cung cấp thêm nhiều box số kiểu khác và tương ứng với từng vị trí nhân sự khác nhau như: Các box số yêu cầu duyệt hoặc xác nhận (đơn hàng, hợp đồng, phiếu chi...), các box số cảnh báo quá hạn công nợ, hàng tồn kho thấp dưới mức cho phép...

Một khả năng khác nữa của phần mềm là khả năng gửi tin nhắn nội bộ và cả tin nhắn SMS. Nói đến tin nhắn là chúng ta sẽ nghĩ ngay đến đến điện thoại. Tuy nhiên nhập nội dung trên điện thoại rất chậm chạp và việc gửi đi cũng vậy, người nhận có thể chỉ nhận được tin sau nhiều giây. Đối với những tin  nhắn liên quan đến công việc ở công ty tại sao chúng ta không dùng đến bàn phím máy tính? Sẽ rất tiện vì chúng ta cũng đang làm việc với phần mềm trên máy tính trong giờ làm việc tại văn phòng. Phần mềm customize có thể có chức năng gửi tin nhắn nội bộ ngay trên phần mềm, người gửi chỉ cần nhấn tổ hợp phím tắt nào đó, chương trình sẽ hiện cửa sổ nhập tin nhắn, sau khi nhập xong, chọn người nhận và nhấn nút Gửi và tiếp tục làm việc với phần mềm. Trên màn hình người nhận sẽ hiện ra ngay tin nhắn và các thao tác phần mềm sẽ được khoá lại cho đến khi người nhận đóng cửa sổ tin nhắn. Điều này sẽ đảm bảo người nhận luôn đọc tin nhắn nếu đang làm việc trên phần mềm. Với các hệ thống ERP thì các nhân viên thường xuyên làm việc với phần mềm nên các trao đổi về công việc trong trường hợp này rất thuận tiện. Đặc biệt nội dung tin nhắn sẽ được lưu vào lịch sử dữ liệu và có thể tìm kiếm xem lại theo tên người gửi, người nhận, theo xâu ký tự trong tin nhắn... dễ dàng hơn nhiều so với trên điện thoại.

Một ứng dụng nữa về tin nhắn trong phần mềm custmize là gửi tin SMS đồng loạt trên phần mềm. Các số điện thoại (ví dụ của khách hàng, nhân viên) được lưu trữ sẵn trong danh sách. Sau khi lựa ra tập hợp các danh sách, người sử dụng chỉ cần nhập nội dung tin và nhấn nút "Gửi" thì các máy điện thoại có số được khai báo sẽ nhận được tin nhắn. Như vậy các thông báo về khuyến mãi, giảm giá, chuyển văn phòng, thay đổi số điện thoại... sẽ được chuyển đến khách hàng nhanh chóng, các thông tin về lịch nghỉ lễ, kế hoạch nghỉ mát, thông báo nội bộ... cũng được chuyển đến dội ngũ nhân viên dễ dàng.

Ngoài tin nhắn ra, phần mềm customize cũng có thể thực hiện việc gửi email (thông tin khuyến mãi, bảng chào giá, hợp đồng...) tương tự như gửi tin nhắn SMS nêu trên đây. Xa hơn nữa những phần mềm customize mạnh còn trang bị tiện ích Hội thoại theo dữ liệu tương tự như Skype nhưng về khía cạnh công việc sẽ hiệu quả hơn skype vì nội dung hội thoại có thể được gắn với một khách hàng, một hợp đồng... và các thông tin hội thoại có thể là lưu vết cho các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, phê duyệt...

Trên đây là một vài minh hoạ về những gì mà phần mềm customize có thể thực hiện được. Thực tế sẽ có nhiều công việc mà bạn tưởng chừng như không thuộc phạm vi của phần mềm quản lý nhưng với phần mềm customize lại có thể thực hiện được và sẽ làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và do đó giảm được chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

6. Phần mềm customize giúp doanh nghiệp có được thông tin kịp thời theo yêu cầu đặc thù riêng.

Thông tin đặc thù của doanh nghiệp cần được đáp ứng ở 2 cấp độ: Cấp độ tác nghiệp và cấp độ báo cáo phân tích/tổng hợp.

Ở cấp độ tác nghiệp, đội ngũ nhân viên cần có được thông tin đầy đủ mỗi khi tác nghiệp. Các thông tin này có thể cung cấp trực tiếp trên phần mềm theo quy trình giúp cho nhân viên tác nghiệp không cần lục tìm lại hoặc tính toán nhiều trước khi tác nghiệp. Đáp ứng thông tin ở cấp độ tác nghiệp được thể hiện ở tiện ích hiện box số nhắc việc và khả năng import dữ liệu mà không cần nhập nhiều dữ liệu bằng tay (như ví dụ import dữ liệu từ Đơn hàng sang dữ liệu Nhập hàng đã nêu trong bài viết này).

Ở cấp độ báo cáo tổng hợp, phần mềm customize cung cấp tiện ích tạo lập hệ thống sổ sách, báo cáo quản trị theo yêu cầu cho dù cách tính toán dữ liệu là rất phức tạp do đặc thù riêng của mỗi ngành nghề. Các báo cáo phân tích về kết quả kinh doanh theo nhiều chiều (chi nhánh, bộ phận, nhân viên bán hàng, mặt hàng...), các báo cáo tổng hợp theo nhóm ngành nghề, các báo cáo hợp nhất các chi nhánh, các công ty con, các đơn vị thành viên...

Tuy nhiên cho dù hệ thống báo cáo quản trị có phong phú đến đâu thì để có câu trả lời trong quá trình phân tích dữ liệu trên các báo cáo của nhân sự quản trị cũng có thể mất nhiều thời gian. Vì vậy, với mục đích phân tích dữ liệu nhanh chóng, phần mềm customize còn cung cấp công cụ phân tích đa chiều, có thể lựa chọn các yếu tố phân tích khác nhau phụ thuộc ngành nghề kinh doanh và quy mô công ty, ngoài ra còn có thể customize riêng tương ứng nhu cầu phân tích dữ liệu khác nhau của từng vị trí nhân sự quản trị trong doanh nghiệp. Đây là các khả năng mà bất kỳ phần mềm đóng gói nào cũng không thể đáp ứng được do các yếu tố phân tích luôn phụ thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động và quy mô của doanh nghiệp.

7. Rào cản hiện nay đối với phần mềm Customize

Như các phân tích trên đây, doanh nghiệp ứng dụng phần mềm customize sẽ mở ra nhiều cơ hội nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm thêm nhiều chi phí vô hình do hệ thống thông tin được thông thoáng. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể quyết định dùng phần mềm đóng gói thay vì phần mềm customize do các rào cản sau đây:

  • Khó khăn về tài chính: Chi phí phần mềm customize cao hơn nhiều so với phần mềm đóng gói. Cùng với việc doanh nghiệp có thể chưa hiểu rõ được các khía cạnh về lợi ích lâu dài của việc ứng dụng phần mềm customize nên cho rằng chưa cần thiết trang bị phần mềm customize.
  • Quy trình triển khai phần mềm customize phức tạp hơn và đòi hỏi trình độ đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp cao hơn.
  • Các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu quản lý rất đơn giản, trình độ nhân sự thấp thì có thể không có nhu cầu về phần mềm customize.

8. Các bước triển khai phần mềm customize

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm custonize

Mỗi doanh nghiệp đều có các chiến thuật lựa chọn nhà cung cấp riêng của mình. Tuy nhiên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm customize có thể có các đặc thù khác với nhiều sản phẩm khác.

  • Lựa chọn vòng 1

Sau khi hiểu rõ về sự khác biệt giữa phần mềm customize và phần mềm đóng gói và doanh nghiệp đã quyết định lựa chọn phần mềm customize thì bước tiếp theo là doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm customize. Doanh nghiệp cần lưu ý đánh giá được độ mạnh về khả năng customize của phần mềm bằng cách yêu cầu nhà cung cấp phần mềm đưa ra được các tiện ích customize một cách thuyết phục trong đó không chỉ các tiện ích customize về nghiệp vụ mà cả các tiện ích customize liên quan đến cấu trúc dữ liệu vì một phần mềm năng động về cấu trúc dữ liệu (như thêm/bớt các trường thông tin quản lý, thêm/bớt danh mục quản lý...) mới có thể mạnh về customize nghiệp vụ được. Sau khi đánh giá, doanh nghiệp đưa vào short list một vài nhà cung cấp.

  • Chuẩn bị toàn bộ các yêu cầu quản lý đặc thù để làm việc chi tiết với các nhà cung cấp

Đây là bước để các nhà cung cấp được lựa chọn ở vòng 1 có thể chứng minh hoặc cam kết sẽ đáp ứng được các yêu cầu đặc thù riêng của doanh nghiệp. Các yêu cầu đối với phần mềm càng cụ thể càng tốt vì trên cơ sở đó các công ty phần mềm sẽ xác định chính xác hơn chi phí cho dự án, tránh được tình trạng phát sinh chi phí sau này dẫn đến khó khăn cho cả 2 bên trong hợp tác.
Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp phần mềm thực hiện customize trước một vài yêu cầu hoặc module đặc trưng và trình diễn cụ thể để doanh nghiệp thấy được trực quan hơn khả năng customize của sản phần mềm mềm.

  • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm

Doanh nghiệp lựa chọn được 1 nhà cung cấp phần mềm customize phù hợp nhất dựa trên đánh giá về việc đáp ứng các yêu cầu hiện tại (và cả tương lai) và phù hợp về kinh phí.
Đối với các dự án nhỏ hơn (doanh nghiệp nhỏ hoặc số lượng modules triển khai ít) thì có thể gộp lại các bước trên đây và việc chọn được nhà cung cấp phần mềm customize chỉ thực hiện qua 1 vòng. Doanh nghiệp cũng có thể thuê nhà tư vấn chuyên nghiệp hoặc có kinh nghiệm nhiều hơn để đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm.

Triển khai dự án
Việc triển khai dự án phần mềm customize phần lớn theo quy trình đưa ra của nhà cung cấp phần mềm trên cơ sở thống nhất về lịch trình trong bối cảnh của doanh nghiệp. Cơ bản gồm các bước sau đây:

  • Khảo sát chi tiết yêu cầu doanh nghiệp

Nhà cung cấp phần mềm tiến hành khảo sát chi tiết yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin về quy trình hoạt động, các mẫu phiếu in, mẫu sổ sách, báo cáo,... và các tính toán phức tạp theo đặc thù.

  • Customize phần mềm

Nhà cung cấp phần mềm sẽ tiến hành customize phần mềm trong thời gian dự kiến.

  • Giới thiệu phần mềm đã customize

Nhà cung cấp phần mềm sẽ giới thiệu phần mềm đã customize xong. Hai bên phân tích các vấn đề cần customize thêm (chỉnh sửa, bổ sung) nếu có, nhà cung cấp phần mềm tiếp tục customize để đạt được trạng thái phần mềm có thể áp dụng thử nghiệm.

  • Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và áp dụng thử phần mềm

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các cơ sở vật chất như máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng... để sẵn sàng cài đặt, dùng thử phần mềm. Trong quá trình áp dụng thử phần mềm, nhà cung cấp phần mềm tiếp tục customize, tinh chỉnh phần mềm cho đến khi đạt được mức độ có thể áp dụng chính thức phần mềm.

  • Áp dụng chính thức phần mềm

Sau khi áp dụng thử phần mềm trong khoảng thời gian xác định tùy theo sự thống nhất giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp quyết định áp dụng chính thức phần mềm cho công việc hàng ngày.

Xem thêm:

♦ Xu hướng ứng dụng phần mềm Customize - VTC YouTube

 

Tư vấn - Tin tức

 Khách hàng

EFFECT 2.0 có chức năng “Tìm kiếm” và “Báo cáo quản trị” rất hay!
Xem chi tiết...

“Ban giám đốc P&Tel rất hài lòng khi EFFECT-SQL 3.0 đã giúp ích khá nhiều trong việc quản lý chi tiết hệ thống báo cáo thuế và báo cáo tài chính”
Xem chi tiết...

Tính động là lí do Thời báo Kinh tế Việt Nam lựa chọn phần mềm EFFECT-SQL 3.0.
Xem chi tiết...

Ứng dụng phần mềm EFFECT-SQL 3.0 giúp Công ty Cổ phần Giải pháp Kinh doanh Nền Tảng (BASE) quản lý tốt dữ liệu, công tác quản lý đơn giản hơn và có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Xem chi tiết...

“Phần mềm EFFECT 2.0 thực sự là phần mềm rất phù hợp với các yêu cầu của Saigon Times Group...”
Xem chi tiết...

“Phần mềm EFFECT 2.0 thực sự là phần mềm phù hợp nhất với các yêu cầu kế toán đặc thù của Công ty CP Truyền thông số 1 và có thể so sánh với các phần mềm ngoại...”
Xem chi tiết...

“Phần mềm EFFECT SQL 3.0 đáp ứng được yêu cầu quản trị riêng của Dược phẩm Xanh và tạo được sự chủ động, thuận tiện cho người dùng...”
Xem chi tiết...

“EFFECT-SQL 3.0 – Phần mềm Customize nhiều tiện ích, dễ sử dụng...”
Xem chi tiết...

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH

(GREEN EFFECT SOFTWARE JSC.)

HCM: 028.39483804, HN: 024.32484920

Copyright @ 2012: WWW.EFFECT.COM.VN. All Rights Reserved.